Wysyłasz podopiecznym plany mailem? Zadbaj o ich dane — prosty przewodnik

Wpisujesz do planu imię podopiecznego, jego adres e-mail i wskazania, dla których dobrałeś ćwiczenia — i właśnie przetwarzasz dane osobowe, w tym dane dotyczące zdrowia, czyli kategorię chronioną najmocniej. Nie piszę tego, żeby straszyć: wysyłanie planów mailem jest legalne, wygodne i profesjonalne. Trzeba tylko zrobić to porządnie. Poniżej pięć zasad, które zamykają temat — napisanych po ludzku, nie po prawniczemu.

Zasada 1: wysyłaj na adres podany przez podopiecznego, po uprzedzeniu

Fundament jest banalny: adres e-mail bierzesz od samego podopiecznego i uprzedzasz go, że plan przyjdzie mailem. To załatwia dwie rzeczy naraz — masz pewność, że wysyłasz do właściwej osoby, a podopieczny wie, czego szukać w skrzynce (i w spamie). Nigdy nie wysyłaj planu na adres podany przez osobę trzecią „bo to mąż prosił" — plan z imieniem i wskazaniami trafia wyłącznie do adresata, którego dotyczy, chyba że ten wprost poprosił inaczej.

Zasada 2: minimum danych w dokumencie

Do planu ćwiczeń potrzebne jest imię (ewentualnie nazwisko), data i wskazania istotne dla zestawu. Nie potrzebne są: PESEL, adres zamieszkania, numer telefonu, szczegółowa historia problemów. Zasada brzmi: w dokumencie, który będzie krążył po skrzynkach i lodówkach, umieszczasz tylko to, co służy wykonywaniu ćwiczeń. Im mniej danych, tym mniejsza waga ewentualnej wpadki — a wpadki się zdarzają każdemu, kto kiedykolwiek kliknął „wyślij" za szybko.

Zasada 3: wiedz, przez co wysyłasz

Messenger i WhatsApp kuszą, bo „tam już rozmawiamy". Problem: czaty mieszają dane podopiecznych z prywatnymi rozmowami, nie dają żadnej kontroli nad tym, co gdzie leży, a eksport historii dla porządku jest praktycznie niemożliwy. Mail — najlepiej z osobnej, zawodowej skrzynki, nie prywatnej — daje uporządkowany ślad: co, komu, kiedy. Jeżeli korzystasz z narzędzia, które wysyła plany za Ciebie, sprawdź dwie rzeczy: gdzie stoją serwery (najlepiej w Unii Europejskiej) i czy dostawca podpisuje z Tobą umowę powierzenia przetwarzania danych. To drugie brzmi groźnie, a jest zwykłym dokumentem, w którym dostawca zobowiązuje się przetwarzać dane podopiecznych wyłącznie na Twoje polecenie — w Physly taka umowa jest wbudowana w regulamin, więc zawierasz ją automatycznie przy akceptacji.

Zasada 4: podopieczny ma prawo wiedzieć i prosić o usunięcie

Podopieczny może zapytać, jakie jego dane masz i gdzie, a także poprosić o ich usunięcie. Nie musisz mieć na to procedur jak korporacja — wystarczy, że wiesz, gdzie te dane są (skrzynka mailowa, narzędzie do planów, notatki), i potrafisz je na prośbę pokazać albo skasować. Praktyczna rada: trzymaj dane podopiecznych w jak najmniejszej liczbie miejsc. Trzy uporządkowane lokalizacje da się ogarnąć; danych rozsianych po pięciu czatach, dwóch mailach i szufladzie — nie.

Zasada 5: zabezpiecz to, co masz

Największe ryzyko w małej praktyce to nie hakerzy, tylko zgubiony telefon bez blokady i jedno hasło do wszystkiego. Trzy kroki, które kosztują wieczór: blokada ekranu na telefonie i laptopie, na którym jest skrzynka; osobne, mocne hasło do zawodowego maila plus weryfikacja dwuetapowa; i regularne czyszczenie — plany sprzed lat, których nikt już nie potrzebuje, nie muszą wisieć w skrzynce wiecznie.

To mniej straszne, niż brzmi

Cały temat sprowadza się do zdrowego rozsądku: wysyłaj właściwej osobie, wpisuj tylko potrzebne dane, używaj uporządkowanego kanału, wiedz gdzie co leży i zamykaj drzwi na klucz. Specjalista, który to robi, nie tylko śpi spokojnie — komunikuje podopiecznym profesjonalizm, który procentuje zaufaniem. A zaufanie, jak pisaliśmy w tekście o formie przekazywania planów, jest jednym z cichych składników regularności ćwiczeń.